Planning en organisatie van de samenwerking

Reisplan

“Als je een schip wil bouwen, roep dan geen mannen en vrouwen bij elkaar om hen bevelen te geven, om ze elk detail uit te leggen, om ze te vertellen waar ze alles kunnen vinden. In plaats daarvan, leer ze verlangen naar de enorme eindeloze zee.”
Antoine de Saint-Exupéry

De bouw van Stad in Selwerd start al snel. Het team moet dus een vliegende start maken. De kunst daarvan zit ‘m in een goede voorbereiding op de grond. Hoe meer duidelijkheid bij aanvang, hoe minder teamleden handelen op basis van hun eigen aannames, intenties en verwachtingen. We zorgen daarom vooraf voor een duidelijke planning en een goede organisatie van de samenwerking.

Planning / routekaart

Organisatie van de samenwerking

Als je alles wilt veranderen, moet je overal beginnen

Status samenwerken bij start

Wat

Je gedrag en manier van samenwerken veranderen als de hele context hetzelfde blijft, is heel moeilijk. Want cultuur en structuur gaan hand in hand. Daarom veranderen we ook de organisatie van de samenwerking. We laten de verticale, hiërarchisch aangestuurde manier van organiseren los (“Ja maar daar ga ik niet over”). In plaats daarvan gaan we naar een meer horizontale, volwaardige manier van organiseren (“Samen bouwen aan geluk van bewoners”).

Hoe

We denken niet meer in wij-zij (Nijestee-Trebbe-partners, afdelingen enz.) maar vormen één team. Een team dat zich richt op de afgesproken doelen; dat effectief doet; waarin je met elkaar leert; en waarin je goed samenwerkt. De bestuursopdracht vanuit de betrokken organisaties vormt het mandaat dat het team meekrijgt.

Binnen het team zijn er drie rollen: maker, verbinder en koersbepaler. Dit lijkt allemaal veel en tijdrovend, maar dat is juist niet de bedoeling. We stellen ons het volgende voor:

Het mandaat van het project ligt bij de makers. Zij zorgen voor de voortgang in de projectuitvoering en nemen zelfstandig besluiten over werkwijze en kosten. En vaardigen twee á drie leden af aan de versnellingsstudio betaalbaarheid. Deze versnellingsstudio vergadert één keer per maand, maximaal 1,5 uur, waarna de acties uitgewerkt worden.
De verbinders zorgen dat iedereen die betrokken is bij het anders werken gemotiveerd, geïnspireerd en op koers blijft. Vier mensen komen ééns per twee weken één uur samen. De versnellingsstudio samenwerking / communicatie wordt geleid door één van de verbinders en wordt gevormd door een communicatiemedewerker namens iedere organisatie.
De koersbepalers vertalen de stip op de horizon naar doelen en verwachtingen. Deze groep mensen komt vier keer per jaar twee uur bij elkaar.

Status samenwerken naar verloop van tijd

De makers, verbinders en koersbepalers zijn afkomstig van de organisaties Nijestee en Trebbe, aangevuld met co-makers en adviseurs en werken systematisch nauw samen. Zowel binnen het team als met huurders en andere partners. De makers, verbinders en koersbepalers dragen, accepteren en ervaren allen een duidelijke verantwoordelijkheid voor hun rol.

In een tweetal versnellingsstudio’s (Betaalbaarheid en Samenwerken & communicatie) werken zij aan een door de koersbepalers gestelde opdrachten met betrekking tot Betaalbaarheid en Samenwerken & communicatie. Deze versnellingsstudio’s haken mensen binnen en buiten de betrokken organisaties en buiten de bouwkolom aan.

Om draagvlak te creëren en de samenwerking te versterken, presenteren en delen de versnellingsstudio deelnemers hun kennis en de opgedane inzichten in inspiratiesessies met de rest van het team. Het is onze ervaring dat deze manier van werken sterk bijdraagt aan de ontwikkeling en groei van individuen naar één team. Behalve uit invulling vanuit de werkgroepen (al dan niet aangevuld met een externe spreker) kan een inspiratiesessie ook bestaan uit een excursie.

Concreet

Een goede voorbereiding is het halve werk. Daarom hebben we een doorkijk in de planning van de eerste twee jaren gemaakt (januari 2024 t/m december 2025). Daarin staat hoe we bouwen aan een ‘Het moet anders’-team vanaf de eerste kennismaking tot en met bouwfase 2a. Ook hebben we beschreven hoe we de samenwerkingsorganisatie willen inrichten: horizontaal, gelijkwaardig, met een team dat bestaat uit makers, verbinders en koersbepalers.

Een heldere planning en het lager leggen van verantwoordelijkheden zorgen voor:

Gelukkige huurders en betrokkenen
Elk gebouw beter en meer circulair dan het voorgaande
Veel nieuwe energie in onze organisaties en bij onze partners: een hogere motivatie en betrokkenheid
Meer flexibiliteit in de uitvoering van het werk en meer mogelijkheden voor tussentijdse aanpassing/bijsturing
Snellere doorlooptijd, meer kwaliteit, lagere kosten
Continue verbetering door ontwikkeling van mens, vakmanschap en teams

Ga door naar ‘Onze mensen’

Onze inspiratie

Meer inspiratie